Tout le monde connaît les scouts. Peu de gens savent en revanche que plus de 50 personnes travaillent quotidiennement dans l'ombre pour permettre aux nombreux bénévoles et animés de se forger des souvenirs pour la vie.

Clément Dormal

Le rendez-vous est donné à quelques rues de la gare de Bruxelles-Luxembourg. C'est là, dans un bâtiment situé entre un spécialiste de l'impression 3D et un coiffeur, que siège la Fédération des scouts (avant de déménager prochainement du côté d'Etterbeek). Une fois dans l'immeuble, plus aucun doute n'est permis : des portraits de scouts ornent fièrement les murs des couloirs et bureaux. Robin de Fays, l'administrateur délégué, nous accueille avec le foulard de circonstance. Derrière lui, ils sont une bonne cinquantaine à soutenir et offrir des services aux nombreux bénévoles (francophones et germanophones) de la fédération. Cela passe d'un secrétariat, qui sert de premier relais pour toutes les questions des volontaires et des parents, à un service administratif chargé de négocier les contrats d'assurance et les partenariats extérieurs, sans oublier le département communication qui a encore été au charbon pour aider les unités à trouver un camp cet été. "Les camps sont vraiment le point d'orgue de l'année des bénévoles et donc aussi des permanents qui travaillent ici. On a un pic d'activité à partir de mars jusqu'à mai, même si on est sur le front tout le reste de l'année", indique Robin de Fays.

Transmettre ses valeurs

Active sous forme d'asbl, la fédération a mis plusieurs dispositifs en œuvre pour refléter ses valeurs auprès de son personnel. Les salariés sont invités à travailler en sociocratie, à savoir de manière autoorganisée avec une attention particulière portée à la participation de chacun. La hiérarchie, elle, est une hiérarchie des responsabilités et de redevabilité, non des individus comme dans de nombreux systèmes plus classiques. Cela se traduit par une grande autonomie et un fonctionnement horizontal dans lequel chacun a son mot à dire.

"Chaque équipe va élire en son sein deux rôles distincts appelés des “liens”, explique l'administrateur délégué. Le premier a pour vocation de s'assurer que toutes les missions d'équipe sont effectuées. Si ce n'est pas le cas, il va discuter pour voir comment faire évoluer la situation afin que les tâches soient finalement accomplies. Le second “lien” est celui qui veille à ce que chacun se sente bien à sa place, soit entendu. Les deux rôles sont vraiment complémentaires." En cas de problème persistant, l'information remonte au niveau supérieur : le "cercle de coordination". Ce dernier regroupe les deux "liens" de chaque équipe et permet de trouver des solutions en comité plus restreint.

Ce fonctionnement horizontal concerne aussi ceux qui sont censés se situer au sommet de la structure. Robin de Fays est ainsi évalué tous les ans par l'ensemble du personnel, qui a l'occasion de remplir un questionnaire à son sujet, de façon anonyme ou non. Le conseil d'administration, lui, est composé minoritairement de membres permanents de l'organisation. L'orientation stratégique de la fédération se trouve en fait en partie entre les mains des bénévoles. Certains d'entre eux sont réunis dans des petits cabinets, à l'image des cabinets ministériels, pour relayer les réalités vécues sur le terrain. Ces idées sont alors confrontées à celles des salariés ou du conseil d'administration pour dégager la vision commune des scouts pour les années à venir.

"Souviens-toi l'été 2020"

Aujourd'hui, ce sont environ 66.000 membres qui permettent de faire vivre les valeurs de la fédération sur le terrain. Parmi ceux-ci, on compte 55.000 enfants, le reste étant les bénévoles. Un chiffre en légère hausse ces dernières années "grâce" à la crise sanitaire. Souvenez-vous. Il y a trois ans, nous sortions de la première vague du Covid. Nos contacts sociaux étaient encore très limités, sauf pour les scouts qui faisaient partie des seules associations à pouvoir se réunir en extérieur sous certaines conditions. "Notre grand enjeu a été de soutenir les bénévoles pendant les confinements, surtout les jeunes qui étaient particulièrement impactés par la crise. Nous avons voulu garder leur motivation au plus haut, tout en essayant de trouver des alternatives en matière d'animations. Ça a plutôt bien fonctionné et on a eu un pic d'inscriptions parce que c'était une des rares activités possibles pendant cet été-là. Je pense d'ailleurs que les autres associations de mouvements de jeunesse ont vécu la même chose. Bien sûr, cela a été un sacré défi de mettre en place toutes les règles sanitaires et de s'assurer de leur respect."

Du côté de la fédération, le Covid a surtout introduit le télétravail et permis une réflexion plus globale sur les prestations des salariés. "On s'est dit qu'on avait traversé une expérience hors du commun et qu'on pouvait changer certaines manières de faire", expose Robin de Fays. La semaine a dès lors été scindée entre les temps de travail individuel et collectif. Deux jours sont désormais consacrés au travail collaboratif et en équipe au bureau, deux autres jours au travail individuel durant lesquels on ne doit pas être dérangé, et un jour flexible en fonction des besoins du moment. "Qu'est-ce qui est le plus important ? Que les gens pointent et soient à l'heure ou que le travail soit fait à la fin de la semaine ? Un des premiers articles de la loi scout aborde le thème de la confiance. Quand on a un doute de cet ordre-là, on recadre juste la personne mais ça arrive rarement et l'expérience est globalement très positive."

Un nouvel élan

Alors que le Covid a eu un impact favorable, la crise suivante, énergétique, a été plus dure à traverser. D'autant qu'elle a coïncidé avec la négociation d'un nouveau contrat d'assurance qui a fait mal au portefeuille de la fédération. De nombreux parents ont aussi fait appel au mécanisme de solidarité pour échelonner le paiement des cotisations de leur enfant. La hausse des prix de l'énergie pour les différents bâtiments a également eu une incidence certaine sur le fonctionnement de l'asbl, qui a été obligée de mettre un plan en place pour réaliser des économies.

"On avait des procédures d'anticipation budgétaire sur deux, trois ans et on s'est rendu compte assez vite que les trajectoires qu'on avait dessinées ne tenaient plus du tout la route", détaille Robin de Fays. Des épargnes structurelles de 600.000 euros vont devoir être effectuées dans les trois prochaines années pour pouvoir continuer à envisager le futur avec sérénité. Des travaux sur les bâtiments qui appartiennent à la fédération vont par exemple être réalisés. Certains contrats avec des partenaires historiques, comme celui d'assurance déjà mentionné, vont également être renégociés.

Si les dépenses sont encore plus minutieusement surveillées à l'heure actuelle, l'avenir de la fédération n'est absolument pas remis en question. "On a la chance d'avoir bénéficié d'une gestion très saine de la part de nos prédécesseurs. Cela nous a valu des petites réserves qui nous ont été bien utiles. Aujourd'hui, on ne parle pas de licenciement, on est capables d'assumer l'ensemble de nos activités l'année qui vient et encore certainement pendant un ou deux ans."

La fédération tourne à l'heure actuelle grâce à un budget total d'environ sept millions d'euros. Elle est financée par quatre piliers centraux : des subsides structurels, des subsides liés aux formations fournies par la fédération, les cotisations des membres et la vente annuelle du calendrier des scouts. Mais il n'est pas impossible que de nouvelles sources de financement, comme des collectes ponctuelles de fonds, viennent grossir l'enveloppe dans les mois ou années à venir.

Évolution sociétale

Les scouts, c'est avant tout des valeurs. "On arrive à en citer plus d'une vingtaine, mais le scout a d'abord une vocation sociale. Une des choses qu'apprennent ou expérimentent le plus nos bénévoles est la vie en groupe, avec le respect des différences et l'ouverture aux idées nouvelles", note Robin de Fays. Un message que sa fédération transmet depuis longtemps et qui s'articule avec d'autres thématiques, davantage liées à l'actualité. C'est notamment le cas de l'écoresponsabilité, des questions de genre, de l'inclusion de personnes porteuses d'un handicap, voire de la spiritualité.

La fédération a effectué un travail pour s'éloigner de son image de groupe catholique et s'élargir à toutes les religions. Cela fait d'ailleurs de nombreuses années que la mention "catholique" a disparu de son nom.

Le casse-tête des rythmes scolaires

Fin mai, environ vingt unités étaient toujours à la recherche d'un lieu de camp. Une bonne nouvelle quand on sait que quelques mois plus tôt, en janvier, ce chiffre atteignait les 400 (au lieu d'une centaine en moyenne ces dernières années à la même période). Une amélioration nette possible grâce à une vaste campagne de communication lancée au début de l'année.

La fédération s'était trouvée dans cette situation difficile à cause notamment de la réforme des rythmes scolaires. De nombreux camps qui avaient pour habitude de commencer le premier jour du mois de juillet devront débuter le samedi 8 au plus tôt cette année (l'école se terminant le vendredi 7). Ce changement a provoqué un véritable effet domino, les scouts ayant vu leur calendrier estival raccourci de deux semaines. Le tout a entraîné une hausse non négligeable des prix et une pénurie d'offres, dont la portée a heureusement pu être atténuée.

Mais cette réforme n'a pas eu un impact négatif que sur les camps. Elle a engendré des difficultés pour la fédération tout au long de l'année, les congés des animateurs, souvent étudiants dans le supérieur, n'étant plus en phase avec ceux des animés. "Plusieurs réunions au cours de l'année ont été annulées. Elles sont pourtant très importantes car elles permettent par exemple aux baladins (le plus jeune public, NDLR) de prendre conscience qu'ils sont dans un groupe récurrent. Ils ne passeront certes pas un mauvais camp cet été, mais il faudra sûrement un peu plus de temps à certains pour s'adapter et se sentir vraiment à l'aise. On entend maintenant, dans les médias, que les universités et les hautes écoles semblent vouloir s'aligner sur le calendrier des primaires et secondaires. Mais ce ne serait pas avant 2024", déplore Robin de Fays.